11 تکنیک تیم سازی و تیم ورک

اگر تیم سازی نداشته باشیم چه اتفاقی می افتد؟

برخی ایده پردازان ترجیح می‌دهند که در یک کسب و کار نوپا، همه کارها را به عهده بگیرند.

تا سهم بیشتری در تصمیم گیری‌ها و عواید حاصل از کار داشته باشند.

این کار اشتباه است.

از طرفی ممکن است برخی به عنوان یک ایده پرداز، عده‌ای را دور هم جمع کنند تا کسب و کارشان را شکل (یا توسعه) دهند.

و چون دقیقاً می‌دانند که ایده‌شان چیست، اصرار دارند همه تصمیمات را به تنهایی بگیرند.

معمولاً چنین حرکت‌هایی منجر به شکست می‌شوند.

حتی اگر شما صاحب تام‌الاختیار یک کسب و کار هم باشید.

باز اعضای تیم شما هر کدام نظراتی دارند که لازم است به آنها گوش دهید.

البته شنیدن نظرات دلیل بر انجام آنها نمی‌شود.

ولی مزیت بزرگ آن استفاده از توان واستعداد افراد است.

هلن کلر:

“ما به تنهایی می‌توانیم کارهای کوچکی انجام دهیم، اما با همکاری هم می‌توانیم تغییرات بزرگی بوجود آوریم.”

انواع تیم براساس تقسیم و ارتباط کارها:

تیمهای مستقل و وابسته

تیم فوتبال که قبلاً مثال آن زده شد به وضوح تیمی وابسته است.

با این ویژگی‌ها:

• هیچ کاری بدون همکاری همه اعضای تیم قابل انجام نیست.

• در این گونه تیمها، اعضا دارای مهارت‌های منحصر به‌ فردی هستند.

• موفقیت هر فرد کاملاً به موفقیت تیم وابسته است.

از سوی دیگر یک تیم شطرنج نمونه‌ای از تیمی مستقل است.

انواع تیم بر اساس هدف:

•  تیم‌های خودگردان

به‌ طور معمول و در ساختار سنتی، یک مدیر به عنوان رهبر تیم عمل می‌کند.

او مسئول تعریف اهداف، روش‌ها، و عملکرد تیم است.

با این همه مدل سلسله مراتبی، همیشه راه حل مناسبی جهت رفع مشکلات و تداخل‌های به وجود آمده در سازمان نمی‌باشد.

تیم‌های خودگردان با دادن مسئولیت به همراه آزادی عمل، سعی در انجام وظایف به مؤثرترین روش ممکن را دارند.

این تیم‌ها در بسیاری از سازمان‌ها برای مدیریت پروژه‌های پیچیده که شامل تحقیقات، طراحی و بهبود فرایند هستند، عمل می‌کنند.

تیم‌های خودگردان ممکن است از نوع مستقل و یا وابسته باشند.

برای پیاده‌سازی موفق یک تیم خودگردان، باید محدوده بیشتری از مسئولیت به اعضای تیم واگذار گردد.

و اعضای تیم قابلیت اعتماد بیشتری نسبت به هم پیدا نمایند.

در تیم‌های خودگردان بسیار حیاتی است که مدیر انتظارات خود را از اعضای تیم روشن و مشخص سازد.

مشخص بودن انتظارات اجازه می‌دهد تا افراد، فرایند ارزشیابی تیم را درک کرده و اعضای پاسخگو به وظایف محوله در ساختار تیم باقی بمانند.

جیمزکش پنی:

“بهترین کار یک تیم زمانی انجام می شود که اعضای آن هر یک به تنهایی برای هدفی مشترک تلاش کنند.”

• تیم پروژه‌ای

این نوع از تیم‌ها برای استفاده در یک بازه زمانی مشخص و جهت اجرای هدفی معین تشکیل می‌شوند.

مدیران، گروهی از افراد را بر اساس داشتن توانایی‌های مورد نیاز پروژه و تحت عنوان یک تیم گرد هم می‌آورند.

اعضای اینگونه تیمها ممکن است به گروه‌های کاری متفاوتی وابسته باشند.

اما وظایف مربوط به یک تیم را جهت اجرا دریافت نمایند.

بنابراین به کار بردن عنوان تیم در این موارد الزاماً به معنی وجود کار تیمی در بین افراد نمی‌باشد.

و زمان پایان کار تیمی زمانی است که به هدف‌های تعیین شده رسیده‌اند.

• تیم ورزشی

تیم ورزشی گروهی از ورزشکاران هستند که جهت اجرای فعالیت‌های مربوط به یکرشته ورزشی گرد هم آمده‌اند.

اعضای تیم ورزشی تحت رهبری مدیر تیم با عنوان سرمربی قرار دارند.

این تیمها هم همان‌گونه که قبلاً اشاره شد ممکن است مستقل یا وابسته باشند.

تیم مجازی، گروهی از افراد است که به صورت مستقل و با دارا بودن فاصله مکانی بر روی یک موضوع در حال فعالیت می‌باشند و با استفاده از تکنولوژی‌های ارتباط از راه دور، ارتباط میان خود و سایر اعضای تیم را برقرار می‌سازند.

در بعضی موارد، تیم مجازی از به وجود آمدن روابط کاری بیشتر، میان برخی از اعضای تیم در داخل یک تیم اصلی به وجود می‌آید و کار تخصصی‌تری را در داخل تیم اصلی عهده‌دار می‌شود.

هنری فورد:

“اگر همه با هم رو به جلو حرکت کنند، موفقیت نیز به دنبالشان می‌آید.”

برای داشتن تیمی عالی باید اعضا را دور هم جمع کنید.

به آنها انگیزه بدهید.

همه را راضی نگه دارید.

و حواستان باشد همه حس خوبی داشته باشند.

اگر این کارها را بکنید، می‌بینید که ساختن یک تیم واقعاً هنر می‌خواهد!

اما حقیقت این است که تیم‌سازی هم هنر است و هم علم.

هر قدر سعی کنیم، باز هم نمی‌توانیم تیمی با راندمان صد درصد و بدون عیب و خطا داشته باشیم.

پس از ابتدا لازم است به‌ عنوان مدیر یا رهبر تیم کمی انعطاف داشته و کمال گرا نباشیم.

این لیست نتیجه مطالعات و تجربیاتی است که:

من در حدود دو دهه در اصفهان و شهرهای دیگر از کشور عزیزمان ایران در زمینه تیم ورک کسب کرده‌ام.

و حاوی نکاتی عملی و قابل انجام می باشد که مطمئن باشید شما را به موفقیت خواهد رساند!

دریافت اطلاعات از افراد و آگاهی از سوابق آنها

و همچنین تحلیل پاسخ تست شخصیت شناسی اعضای تیم

از روش‌های بسیار مفید و موثر در مدیریت تیم است

که به مدیر کمک می‌کند اعضای تیم را با توجه به مهارت‌ها و استعداد آنها چینش نماید.

به عبارتی با شناسایی قطعات پازل آن را به نحو صحیح خواهد چید.

من همواره از افراد تیم آموزشی مدرسه محتوای ادیب، در بدو ورود، تست تیپ شخصیت شناسی mbti می‌گیرم.

تا توانایی و استعداد آن‌ها را بیابم.

ضمن این که دانستن نتیجه این تست برای خود افراد هم بسیار مفید است.

ساختن یک تیم، به پیچیدگی درست کردن یک ساعت است.

در ساعت تعدادی چرخ‌دنده در حال حرکت‌اند و همه چیز باید دقیقاً سر جای خودش قرار بگیرد.

مدیر تیم با شناخت تک‌تک افراد که هر کدام حکم یک چرخ دنده ساعت را دارند تیمی شگفت‌ انگیز خواهد ساخت.

که همچون ساعت با دقت و نظم جلو می رود.

به بیان بهتر مدیر تیم با شناخت نسبی از ویژگی‌های شخصیتی اعضا، همچون یک باغبان حرفه‌ای می‌تواند موجبات رشد او را فراهم آورد.

و نتیجه رشد اعضا، رشد تیمی خواهد بود.

شرکت‌های زیادی هستند که مدام به اعضای تیمشان می‌گویند:

«حرفت رو بزن، یکم برون‌گرا باش!»

اما باید مراقب باشید، این توصیه آن‌ قدرها هم خوب نیست.

درست است که درون‌گراها در برخورد اول به اندازه‌ی برون‌گراها تأثیر خوب نمی‌گذارند.

اما واقعیت این است که همین‌ها اعضای کلیدی تیم هستند.

معمولاً درون‌گراها در ابتدا چندان جایگاه خوبی کسب نمی‌کنند.

یا همکارانشان آنها را چندان تأثیرگذار نمی‌دانند.

اما تحقیقات نشان می‌دهد که با گذشت زمان، جایگاه آنها بهتر می‌شود.

در حالی که وضعیت برون‌گراها افت می‌کند!

این آدم‌های ساکت که همه آنها را دست کم می‌گیرند، می‌توانند به طور خاصی تیم را به تعادل برسانند.

بنابراین اطمینان حاصل کنید که آدم‌های گوشه‌گیر تیمتان هم فرصتی برای نشان دادن خودشان دارند.

شاید منزوی بودن آنها فقط به این معنی باشد که کمی خجالتی‌اند.

نه اینکه چیزی برای ارائه کردن ندارند.

2. تعیین حدود اختیارات، ضوابط و وظایف اعضای تیم

که باید بصورت کامل، واضح و مکتوب ارائه و توضیحات آن داده شود که جای هیچ گونه ابهامی نباشد.

3. تمرین کردن کار گروهی

افراد، نظر متفاوتی در مورد آموزش مهارت‌های کار تیمی دارند.

تمرین کار گروهی یکی از ضروریات و سخت‌ترین موضوعات کسب‌ و کار هاست.

اولین گام پس از تشکیل گروه، معارفه اعضا و ایجاد صمیمیت نسبی بین آن‌هاست.

چرا که بنا هست آن ها بخشی از زمان خود را در طول روز در این خانواده کاری سپری کنند.

یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات مدیرانی که می‌خواهند صمیمیت را در تیمشان بیشتر کنند و به این ترتیب بازدهی را بالا ببرند، این است که:

همه را دور هم جمع می‌کنند و از تک‌تک افراد می‌خواهند بزرگ‌ترین ترسشان را با همه در میان بگذارند!

این کار را نکنید!

بیشتر مردم خوششان نمی‌آید که زندگی حرفه‌ای و احساسات شخصی‌شان این‌طور به‌ زور در هم آمیخته شود.

اگر تمرین کار گروهی درست انجام شود، می‌تواند به کارمندان احساس ارزشمند بودن بدهد.

درصد زیادی از کسانی که حس می‌کنند به آنها ارزش داده شده، انگیزه‌ی بیشتری برای مایه گذاشتن از خودشان در تیم دارند.

دیوید به لرد، رییس برنامه‌ی سلامت روانی در محیط کار در انجمن روانشناسی آمریکا، در مصاحبه ای پنج تمرین ساده را برای بهبود کار گروهی برشمرده است.

که عبارت‌اند از:

الف) داوطلب شدن

بهترین تمرین‌ها آنهایی هستند که همه‌ی اعضای تیم با افتخار حاضرند در آنها شرکت کنند.

پژوهش‌ها حتی نشان می‌دهد که مردم وقتی به دیگران کمک می‌کنند، احساس می‌کنند برای بقیه‌ی روز، زمان بیشتری در دست دارند!

زمانی را به سفر دسته‌جمعی به آسایشگاه سالمندان و هم‌نشینی با آنان اختصاص دهید.

در فعالیت‌های داوطلبانه محک مشارکت کنید.

یا به گروه‌های حمایت از کودکان کار بپیوندید.

بعد بنشینید و تماشا کنید که چنین تجربه خوشایندی چگونه گفتگوهای غیر کاری هیجان‌انگیزی خلق می‌کند.

ب) ورزش گروهی

ورزش گروهی همکاران، یکی از بهترین مواردی است که باعث می‌شود آدم‌ها با یکدیگر در یک تیم کار کنند.

ضمن این که، بدن خسته‌ی کارمندان تان هم کمی کش و قوس می‌آید!

اما مواظب باشید!

به لرد هشدار می‌دهد که:

اگر همیشه همان ورزشی را انجام دهید که رئیس دوست دارد، ممکن است کارمندان زیاد تمایلی به شرکت کردن نداشته باشند.

چون احساس می‌کنند این ورزش دسته‌ جمعی، زوری و اجباری است.

همچنین حواستان باشد که با احتیاط ورزشتان را انتخاب کنید.

ورزش‌هایی که ممکن است به صدمه و آسیب ختم شوند.

(مثلاً فوتبال) کمتر از ورزش‌های ملایم‌تر و فردی‌تر (مثلاً بولینگ یا اسکی روی یخ) تأثیر دارند.

پ) گردش دسته‌جمعی

یک گشت و گذار ساده و دورهمی مثل رفتن به پارک یا موزه یا رفتن به استادیوم برای تماشای فوتبال می‌تواند برای تیمتان معجزه بیافریند.

ت) یادگیری مهارت‌های شغلی

یک کارگاه مفید و با کیفیت به کارمندان تان فرصت می‌دهد در مباحث مربوط به کارشان به‌روز باشند.

و در یک محیط جدید، روابط حرفه‌ای جدیدی شکل دهند.

آن هم بدون اینکه از تک‌روی کردن معذب شوند یا بقیه آنها را تافته‌ی جدا بافته ببینند.

ث) غذا خوردن در کنار هم

وقتی هر روز همراه با اعضای تیمتان غذا می‌خورید، فرصتی فراهم می‌کنید تا گفتگوهای دورهمی در یک محیط راحت و نسبتاً صمیمی شکل بگیرند.

به این ترتیب، اعضای تیمتان فرصت می‌کنند کمی همدیگر را در خارج از چارچوب کاری بشناسند.

چون کار من دورکاری است، هر روز نمی‌توانم تیممان را ببینم.

اما هر وقت که در شهر باشم حتماً وقت ناهار را با هم می‌گذرانیم و هر از گاهی هم با اعضای تیم قرارهای دونفره می‌گذاریم.